Alles um den Dienstwagen

Es besteht kein genereller Anspruch auf einen Dienstwagen

Selbst nicht in leitenden Funktionen, auch wenn dies heutzutage eher üblich ist, im Rahmen der gewährten Privatnutzung einen weiteren Vergütungsbestandteil im Sinne einer Sachleistung darstellt und nicht zuletzt immer noch ein Statussymbol ist.

Ein Anspruch auf einen Dienstwagen besteht grundsätzlich nur insoweit dieser vereinbart ist. Dies könnte auch mündlich geschehen, sollte aber in jedem Fall schriftlich fixiert werden, um spätere Streitigkeit zu vermeiden. Nur Ausnahmsweise könnte ein Anspruch auch unter dem Gesichtspunkt der Gleichbehandlung geltend gemacht werden, wenn z.B. alle Mitarbeiter einer konkreten Führungsebene generell ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird und hiervon nur zulasten eines bestimmten Arbeitnehmers abgewichen wird, ohne dass dafür ein sachlicher Grund für diese Ungleichbehandlung vorliegt.

Falls ein Dienstwagen gestellt werden soll, sollten die wichtigsten Punkte entweder qua einer im Betrieb bestehende Dienstwagenvereinbarung geregelt werden, die in jedem Fall mit dem Arbeitsvertrag übergeben wird, oder im Arbeitsvertrag, auch mit einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, schriftlich die wichtigsten Punkte festgehalten werden. In diesen oftmals bestehenden Dienstwagenvereinbarungen der Firma sind in der Regel sämtliche Bedingungen der Nutzung en Detail geregelt, wie z.B. Art des Fahrzeuges, Art der Nutzung, Umfang der Nutzung, z.B. nur für dienstliche Fahrten oder auch für private Fahrten, Nutzung der Ehegatten, Nutzung während einer Urlaubs, Kosten der Nutzung, Haftungsfragen etc.

Fahrzeugkategorie, Zusatzausstattung

Da insb. ohne detaillierte Regelung eben keine automatische Vereinbarung dahingehend besteht, dass je höher die Hierachieebene ist, desto höher auch die Fahrzeugklasse sein muss, empfiehlt es sich möglichst genau schriftlich festzulegen, welche Pkw-Kategorie (Fabrikat, Typ, Ausstattung usw.) dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wird und u.U. auch gleich festzulegen, dass falls ein solches Fahrzeug später nicht mehr gebaut wird, ein gleichwertiges Fahrzeug in diesem Fall geschuldet wird.

Wenn nicht der Arbeitgeber, sondern der Arbeitnehmer, das Dienstfahrzeug auswählen kann, sollte auch eine Preisgrenze des Fahrzeugs festgelegt werden, der bei der Anschaffung nicht zu überschreiten ist. Sollte der Arbeitnehmer allerdings ein Fahrzeug einer höheren Klasse oder mit mehr Ausstattungsmerkmalen wünschen, kann dies z.B. durch eine Zuzahlung des Arbeitnehmers auf die Anschafftungskosten auch vereinbart werden. Eine solche Zuzahlung ist rechtlich möglich und wird auch steuerlich anerkannt. Diese Zuzahlung z.B. auf die Leasingsraten, kann monatlich von Nettolohn des Arbeitnehmers in Abzug gebracht werden.

Rein dienstliche oder auch private Nutzung

Des Weiteren ist festzulegen, ob das Fahrzeug nur für dienstliche Zwecke, oder auch für private Zwecke genutzt werden darf. Besteht dahingehend keine Regelung darf das Fahrzeug nur auf Dienstfahrten genutzt werden, wozu im Übrigen nicht die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen. Wichtig ist zu wissen, dass ein Dienstwagen, der ausschließlich zu dienstlichem Zweck genutzt werden darf, von dem Arbeitgeber grundsätzlich jederzeit herausverlangt werden kann, also auch während des noch laufenden Arbeitsverhältnisses. Weigert sich der Mitarbeiter, den Dienstwagen herauszugeben, obwohl er hierzu verpflichtet ist, kann der Arbeitgeber auf Herausgabe klagen.

Ein Zurückbehaltungsrecht wegen Gegenansprüchen (etwa offener Gehaltsforderungen) kann dem Mitarbeiter nur dann geltend machen, wenn er zur Privatnutzung des Dienstwagens berechtigt ist. Oft wird vereinbart, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch zu Privatfahrten eingeschränkt oder uneingeschränkt nutzen darf. In diesem Fall steht dem Arbeitnehmer grundsätzlich das private Nutzungsrecht so lange zur Verfügung bis das Arbeitsverhältnis endet. Diese private Nutzung ist ein Teil des Entgelts des Arbeitnehmers.

Es handelt sich bei der Einräumung der privaten Nutzungsmöglichkeit um einen zusätzlichen Vergütungsbestandteil (sog. „Geldwerter Vorteil“), der im Übrigen auch zu versteuern ist. Das Recht zur privaten Nutzung besteht grundsätzlich auch bei Arbeitsabwesenheit weiter, sofern es sich um Zeiträume handelt, für die der Arbeitgeber das Gehalt weiter zahlen muss (Urlaub, krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit bis sechs Wochen, Mutterschutz etc.) Ist eine Privatnutzung vereinbart worden, kann der Mitarbeiter den Dienstwagen bis zum Beendigungszeitpunkt nutzen, denn diese Privatnutzung stellt einen Vergütungsbestandteil dar. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber eine fristgerechte Kündigung ausspricht und den Arbeitnehmer von seiner Arbeitsverpflichtung freistellt. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber also auch im Freistellungszeitraum den Dienstwagen weiterhin zur Privatnutzung zur Verfügung stellen und die Unterhaltungs- und Reparaturkosten tragen.

Schließlich können Vergütungsbestandteile nicht jederzeit und unbeschränkt durch den Arbeitgeber widerrufen werden. Rechtlich bedenklich, sind deshalb Klauseln wonach der Arbeitnehmer das Recht zur Privatnutzung des Dienstwagens in jedem Fall bei einer Freistellung ohne jede Entschädigung verliert. Deshalb sollte z.B. erwogen werden, z.B. für den Fall des vorzeitigen Entzuges des Dienstwagens hinsichtlich möglicher Entschädigungshöhen bereits eine vertragliche Regelung zu treffen. Möglich ist es allerdings, dass der Arbeitgeber eine Widerrufsklausel nutzt, in der die Gründe für einen künftig möglichen Widerruf der Dienstwagenberechtigung zumindest schlagwortartig genannt werden.

Widerrufsgründe können z.B. wirtschaftliche Gründe sein, wobei diese näher definiert werden müssen oder eine Aufgabenänderung des Arbeitnehmers, dass er z.B. nicht mehr im Außendienst tätig ist. Die Angabe der Sachgründe für den vorbehaltenen Widerruf müssen so formuliert sein, dass der Arbeitnehmer in die Lage versetzt wird, sich auf einen künftigen Widerruf einzustellen und die Rechtmäßigkeit eines konkret erklärten Widerrufs zu beurteilen.

Dienstwagenrückgabe

Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, bei fristloser Kündigung sofort, bei fristgerechter Kündigung mit Ablauf der Kündigungsfrist, muss der Arbeitnehmer den Dienstwagen an den Arbeitgeber herausgeben. Dies gilt selbst dann, wenn der Mitarbeiter gegen eine Kündigung Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erhoben hat. Erklärt das Gericht allerdings dann die Kündigung für unwirksam, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Nutzungswert der Privatnutzung zu erstatten.

Bei der Höhe der Nutzungsentschädigung wird auf die lohnsteuerrechtliche Vorteilsermittlung abgestellt („Geldwerter Vorteil“). Zugleich ist aber auch der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unter dem Gesichtspunkt des Schadenersatzes zur Nutzungsentschädigung verpflichtet, wenn er den Dienstwagen trotz abgelaufener Kündigungsfrist nicht herausgibt, wenn sich die Kündigung als rechtswirksam erweist. Deshalb sollte zur Vermeidung von Schadenersatzzahlungen, der Dienstwagen an den Arbeitgeber bei dessen Verlangen besser herausgegeben werden und zwar „ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“.

Dies hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer sich im Falle einer berechtigten Kündigung keinen Zahlungsverpflichtungen mehr ausgesetzt sieht und im Falle einer unberechtigten Kündigung seinerseits aber Zahlungsansprüche geltend machen kann oder im Rahmen von Verhandlungen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hier noch einen Zahlungsanspruch hat, der u.U. die Abfindung erhöhen kann. Wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer nur zu dienstlichen Zwecken überlassen worden ist, hat der Arbeitgeber sämtliche Kosten des Dienstwagens zu zahlen.

Sollte dem Arbeitnehmer das Fahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen werden, können auch Vereinbarungen dahingehend getroffen werden, dass der Arbeitnehmer für diese Privatnutzung keine gesonderten Zahlungen oder für bestimmte Fahrten, z.B. Urlaubsfahrten die Treibstoffkosten selbst zahlen muss oder für die private Nutzung auch ein entsprechendes Nutzungsentgelt an den Arbeitgeber zahlt.

Haftung des Arbeitnehmers

Wird der Dienstwagen beschädigt oder zerstört, stellt sich stets die Frage der Haftung des Arbeitnehmers. Zur Anwendung kommen die allgemeinen Grundsätze zur Haftung des Arbeitnehmers, die sich durch ständige Rechtsprechung der Arbeitsgerichte zugunsten des Arbeitnehmers entwickelt hat. Stichwort ist hierbei der innerbetriebliche Schadensausgleich. Hiernach trägt der Arbeitnehmer bei leichtester Fahrlässigkeit gar keine Schadensersatzpflicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit eine anteilige Schadenersatzpflicht unter Berücksichtigung aller Umstände des Schadensfalls ( z.B. verkehrsuntüchtiges Auto des Arbeitgeber, Überschreiten von Lenkzeiten auf Anweisung des Arbeitgebers etc.) bestehen kann und der Arbeitnehmer bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz auf Ersatz des vollen Schadens haftet.

Zudem ist bei mittlerer Fahrlässigkeit zu beachten, dass dem Arbeitgeber die Obliegenheit zum Abschluss einer Vollkaskoversicherung obliegt. Im Fall einer Vollkaskoversicherung kann der Arbeitnehmer aber lediglich mit der vereinbarten Selbstbeteiligung der Versicherung belastet werden, in der Regel circa € 500,00. Wenn aber der Arbeitgeber keine Vollkaskoversicherung abgeschlossen hat, ist dieser Mangel des Versicherungsschutzes zulasten des Arbeitgebers zu berücksichtigen, so dass der Arbeitnehmer dann auch nur mit dem bei Bestand einer Vollkaskoversicherung üblichen Selbstbeteiligung haftet soll.